En un despacho de abogados el teléfono suena cuando el abogado está en una vista, en una reunión con un cliente o redactando un escrito con plazo. Quien llama puede ser un cliente con una urgencia, un juzgado, un procurador o alguien que busca abogado por primera vez y llamará a tres despachos hasta que uno conteste. LEGAL-OFFICE es el servicio de atención telefónica y secretariado jurídico de TRAMITEL para despachos que no quieren perder esa llamada ni interrumpir su trabajo para atenderla. En este artículo explicamos qué hace, con qué protocolo y qué garantías de confidencialidad ofrece.
Qué hace una secretaria jurídica externa
- Atención telefónica en nombre del despacho: responde con su nombre, identifica a quien llama (cliente, contrario, juzgado, procurador, nuevo contacto) y aplica el protocolo acordado.
- Filtrado y priorización: transfiere al abogado lo urgente (un juzgado, un cliente con un plazo) con aviso previo, y toma nota de lo demás.
- Primera atención a clientes nuevos: recoge el motivo de la consulta, los datos de contacto y, si lo desea, da cita para una primera visita en la agenda del abogado que corresponda.
- Gestión de agenda: citas, vistas, reuniones y recordatorios, en su calendario.
- Recados inmediatos: por e-mail, SMS o WhatsApp, con nombre, teléfono, asunto y urgencia.
- Secretariado administrativo: correspondencia, correo electrónico, seguimiento de documentación pendiente de clientes, control de vencimientos, facturación y reclamación de honorarios.
El protocolo jurídico
Cada despacho define con nosotros un protocolo corto que responde a cinco preguntas:
- Qué información se puede dar por teléfono (normalmente ninguna sobre asuntos; sí sobre horarios, citas y documentación a aportar).
- Qué llamadas se transfieren siempre: juzgados, procuradores, clientes con plazo, y a qué abogado.
- Cómo se atiende al nuevo cliente: qué datos se recogen, qué áreas lleva el despacho, cómo se da la primera cita.
- Cómo se trata al contrario o a terceros: identificación, nota y nada más.
- Qué se hace fuera de horario: buzón personalizado, aviso al abogado de guardia o agente de voz con IA.
Las operadoras asignadas a cuentas jurídicas están formadas en vocabulario procesal y en la discreción que exige el sector: no se improvisa.
Confidencialidad
El despacho está sujeto al secreto profesional y nosotros trabajamos como encargados del tratamiento con contrato conforme al RGPD, acceso restringido a la cuenta, operadores con compromiso de confidencialidad y registro de cada llamada. Los recados contienen lo imprescindible y se envían por el canal que el despacho indique.
Casos habituales
El despacho unipersonal
Un abogado que trabaja solo no puede atender el teléfono en una vista. Con el desvío por desbordamiento, las llamadas que no coge llegan a LEGAL-OFFICE, se atienden con el nombre del despacho y recibe el recado en el móvil al salir del juzgado. Coste desde 89 €/mes, sin permanencia.
El despacho con recepción
La persona de recepción atiende visitas y el mostrador; cuando está ocupada o fuera de horario, nosotros atendemos el teléfono. Ninguna llamada se queda en espera.
El despacho con varios abogados
Un número de atención y un protocolo por área: la operadora identifica el asunto y pasa la llamada o la nota al abogado correspondiente, y da cita en la agenda de cada uno.
Qué gana el despacho
- Clientes nuevos que no se van a otro despacho porque el suyo no contestó.
- Abogados que trabajan sin interrupciones y reciben solo lo urgente.
- Imagen de despacho organizado desde la primera llamada.
- Coste variable: crece con las llamadas, no con la plantilla.
Cuánto cuesta
Planes de atención telefónica de 89 €/mes (50 llamadas) a 169 €/mes (80 llamadas y atención en español, catalán e inglés), gestión de agenda 25 €/mes, secretariado jurídico y administrativo a 25 €/hora, cuota de alta única de 120 €. Sin IVA y sin permanencia. Calcule su cuota en Calcular cuota o lea cuánto cuesta una secretaria virtual.
Preguntas frecuentes
¿Atienden en catalán? Sí, en español, catalán e inglés; en Catalunya muchos clientes y juzgados lo agradecen.
¿Pueden dar información sobre un asunto? Solo la que el protocolo autorice. Por defecto, ninguna: se toma nota y se pasa al abogado.
¿Cuánto se tarda en empezar? Normalmente 24 horas desde que recibimos el protocolo. Vea Activación del servicio.
LEGAL-OFFICE, el secretariado jurídico de TRAMITEL. Operadores humanos desde 1996. Planes desde 89 €/mes, sin permanencia, servicio activo en 24 horas.
Llámenos al 933 637 050, escríbanos a info@tramitel.net o solicite información y le llamamos nosotros.
