Secretaria virtual para autónomos y pymes: qué hace y cuándo conviene

Una secretaria virtual es una profesional real que atiende su teléfono, gestiona su agenda y se ocupa de las tareas administrativas de su negocio desde una plataforma externa. Usted paga solo por el servicio que usa, sin contratar personal ni montar una oficina. En este artículo le contamos qué hace exactamente, en qué se diferencia de una secretaria en plantilla, cuánto cuesta y en qué casos compensa, con un ejemplo real de un cliente de TRAMITEL.

Qué hace una secretaria virtual

Las funciones son las mismas que las de una secretaria presencial; la diferencia es que trabaja desde nuestra plataforma y usted se comunica con ella por teléfono, e-mail o WhatsApp. Las tareas más habituales:

• Atención de llamadas en nombre de su empresa y filtrado de las que no le interesan.
• Transferencia de las llamadas urgentes a su móvil, con aviso previo de quién llama.
• Recados inmediatos por e-mail, SMS o WhatsApp.
• Gestión de agenda: dar, cambiar y confirmar citas y visitas.
• Gestión del correo electrónico y de la correspondencia.
• Redacción de presupuestos, facturas, cartas y documentación comercial.
• Seguimiento de clientes, proveedores y facturas pendientes.

El protocolo es a medida: definimos juntos qué debe hacer la operadora en cada tipo de llamada y qué información puede dar.

Secretaria virtual frente a secretaria en plantilla

Una persona a media jornada en recepción cuesta a la empresa entre 800 y 1.000 € al mes, y a jornada completa más de 20.000 € al año entre sueldo y Seguridad Social, sin contar bajas, vacaciones y la mesa que ocupa. Un plan de secretariado telefónico de TRAMITEL parte de 89 €/mes y crece solo si crecen sus llamadas. Además no hay selección de personal, formación ni sustituciones: si su operadora está de vacaciones, otra formada en su protocolo atiende igual.

¿Cuándo sigue compensando una persona en plantilla? Cuando hay trabajo presencial que hacer todo el día: recibir visitas, manejar documentación física o atender un mostrador. En ese caso, muchos clientes combinan las dos cosas: la persona de recepción atiende el mostrador y nosotros el teléfono cuando está ocupada o fuera de horario.

Caso real: un asesor fiscal que visitaba clientes

Jorge, asesor fiscal, contactó con nosotros porque no podía atender las llamadas de su despacho ni las de su móvil: pasa la mayor parte del tiempo visitando clientes y la última semana de cada mes está fuera. Su atención telefónica no era profesional ni para los clientes actuales ni para los nuevos, y le preocupaba delegar «la primera imagen» de su despacho.

Le explicamos que el servicio no tiene permanencia: si prueba y no le convence, simplemente deja de usarlo. Analizamos su situación y pusimos a su disposición una secretaria virtual con una línea exclusiva vinculada a su fijo y a su móvil, buzón de voz personalizado con envío inmediato del audio a su correo y un protocolo con tres reglas sencillas: qué llamadas se transfieren siempre, qué información se puede dar y cómo se agendan las visitas. Hoy sus clientes hablan con una persona que responde con el nombre de su despacho, y Jorge recibe un resumen de cada llamada en el móvil. El servicio estaba operativo 24 horas después de recibir sus directrices.

Para quién tiene más sentido

• Autónomos y profesionales liberales: abogados, arquitectos, asesores, psicólogos, técnicos. Usted se dedica a producir; el teléfono siempre está atendido.
• Pymes en crecimiento: cuando las llamadas interrumpen a quien tiene otras funciones.
• Empresas de servicios técnicos: fontaneros, electricistas, mantenimiento. No se puede atender el teléfono en mitad de una reparación, pero el cliente con una avería no espera a que le devuelvan la llamada.
• Clínicas y despachos: con protocolos específicos a través de MEDI-OFFICE y LEGAL-OFFICE.

Cuánto cuesta y cómo se contrata

Tres planes según el volumen de llamadas (desde 89 €/mes con 50 llamadas), gestión de agenda opcional y secretariado administrativo por horas. Cuota de alta única para diseñar el protocolo, asignarle el número y hacer las pruebas. Sin permanencia. Puede calcular su cuota en Calcular cuota o ver todos los servicios en Servicios.

Qué debe tener una buena secretaria virtual

Buena expresión verbal y escrita, dominio de la ofimática y de las herramientas de agenda, capacidad para seguir un protocolo y criterio para salirse de él cuando la situación lo requiere. En TRAMITEL formamos a los operadores en cada cuenta: conocen sus productos, sus horarios y sus prioridades antes de atender la primera llamada.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cambiar de número? No. Le asignamos un número exclusivo y usted desvía el suyo cuando quiera: todas las llamadas, solo cuando esté ocupado o solo fuera de horario.

¿Puedo empezar con pocas llamadas? Sí. El plan Profesional incluye 50 llamadas al mes; si recibe más, se facturan a precio reducido o cambia de plan.

¿Quién atiende si mi operadora no está? Otra operadora formada en su protocolo. El servicio no depende de una sola persona.