Despacho virtual: qué necesita un abogado para trabajar sin recepción propia

Cada vez más abogados trabajan sin una recepción propia. Unos porque ejercen solos desde casa, otros porque comparten espacio con otros profesionales, otros porque han decidido que pagar un puesto fijo para atender el teléfono no tiene sentido cuando la mayor parte del trabajo se hace ante el ordenador o en el juzgado. Lo que todos necesitan es lo mismo: que el despacho funcione como un despacho aunque no haya nadie en la puerta. Eso es un despacho virtual. En este artículo detallamos qué componentes lo forman, cómo separar el teléfono personal del profesional y cómo varios abogados que colaboran pueden compartir un mismo número y un mismo protocolo.

Qué es un despacho virtual para un abogado

Un despacho virtual no es un despacho de mentira. Es un despacho en el que las funciones de recepción, secretaría y organización se prestan a distancia, de forma que el abogado puede trabajar desde donde esté sin que el cliente perciba ninguna diferencia. El letrado sigue llevando los asuntos, reuniéndose con sus clientes y acudiendo a los juzgados. Lo que cambia es que ya no necesita una persona contratada en una mesa de entrada.

Los componentes de un despacho virtual

No todos los abogados necesitan todas las piezas. Lo habitual es empezar por el teléfono y añadir el resto según crece el despacho.

1. Teléfono atendido por personas

Es la base de todo. Un número profesional que descuelgan operadoras formadas en terminología jurídica, que responden con el nombre del despacho, identifican quién llama (cliente, contrario, juzgado, procurador, comercial) y aplican el protocolo que el abogado ha definido: resuelven lo que pueden, transfieren con aviso lo que corresponde y toman recado del resto. El recado llega al instante por e-mail o WhatsApp. El servicio de atención telefónica cubre de lunes a viernes de 09:00 a 20:00 con operadores humanos, y fuera de ese horario la atención automatizada recoge las llamadas.

2. Gestión de agenda

Las operadoras dan hora a los posibles clientes, anotan los seguimientos, registran los señalamientos que comunican juzgados y procuradores con procedimiento, fecha, hora y sala, y envían recordatorios. Si el despacho tiene varios letrados, cada uno tiene su agenda y sus franjas, atendidas desde el mismo número.

3. Secretariado por horas

Hay tareas que no son llamadas pero tampoco son trabajo de abogado: preparar documentación para una firma, reclamar un justificante a un cliente, confirmar asistencias, ordenar la facturación. El secretariado jurídico se contrata por horas (25 €/hora), de modo que el despacho paga solo el tiempo que necesita, sin un puesto fijo.

4. Programa de gestión en la nube

Un despacho virtual necesita que los expedientes, la agenda y los documentos estén accesibles desde cualquier sitio. Los programas de gestión de despachos en la nube cumplen esa función, y lo más eficaz es que las operadoras anoten directamente en el calendario de ese programa, para que el abogado vea las citas y los señalamientos donde ya consulta cada mañana. Esta integración con el programa de gestión es un servicio opcional de 25 €/mes.

5. Videollamada para reuniones

Muchas primeras consultas y seguimientos se hacen hoy por videollamada. Es cómodo para el cliente y permite al abogado recibir sin necesidad de un espacio físico de recepción. La operadora puede citar directamente para videollamada en las franjas que el letrado determine y enviar al cliente el enlace y las instrucciones junto con el recordatorio.

Separar el teléfono personal del profesional

Es uno de los errores más comunes de quien trabaja sin recepción: dar el móvil personal a los clientes. Las consecuencias se notan pronto: llamadas a cualquier hora, imposibilidad de desconectar y una imagen poco profesional cuando se contesta desde la calle.

La solución es sencilla: un número profesional del despacho, atendido por el servicio, que es el que figura en la web, en las tarjetas y en los directorios. El abogado conserva su móvil para lo que él decida y recibe los recados de forma ordenada. Si en algún momento quiere que una llamada concreta le sea transferida, la operadora la pasa con aviso previo, de modo que él sabe quién llama antes de descolgar. Si está en sala o reunido, el recado espera a que termine.

Teletrabajo y despachos colaboradores con un mismo número

El despacho virtual encaja especialmente bien en dos situaciones muy extendidas en la abogacía.

El abogado que teletrabaja. Trabaja desde casa la mayor parte de la semana y acude a los juzgados o a reuniones cuando hace falta. Para el cliente, el despacho tiene un número, un horario y una persona que contesta. Para el abogado, el teléfono deja de ser una interrupción constante y se convierte en una lista de recados que gestiona cuando le conviene.

Varios abogados que colaboran sin ser un bufete. Es frecuente que dos, tres o cuatro letrados de distintas especialidades (civil, laboral, penal, extranjería) se agrupen para derivarse asuntos y compartir gastos, cada uno con su propia actividad. El despacho virtual permite que todos compartan un único número y un único protocolo: la operadora responde con el nombre común, pregunta el motivo de la consulta y la asigna al letrado que lleva esa materia, con su propia agenda. Cada uno recibe sus recados y sus citas; el cliente percibe un despacho organizado. Cuando uno está de vacaciones, el protocolo indica a quién derivar sus llamadas.

En ambos casos, el coste se reparte y la imagen se multiplica. Puede ver las opciones en la página de oficina virtual y calcular qué plan se ajusta a su volumen de llamadas en la página de precios.

Qué debe tener claro antes de montar su despacho virtual

• El protocolo manda. Cuanto más claro esté qué se contesta, qué se transfiere y qué se recoge, mejor funcionará el servicio desde el primer día.
• Confidencialidad por contrato. El proveedor debe firmar un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD, y sus operadores un compromiso de confidencialidad y secreto profesional.
• Un solo lugar para la agenda. Evite tener citas en tres sitios. Decida si la agenda vive en su programa de gestión o en el calendario compartido del servicio, y que todo se anote ahí.
• Empiece por lo imprescindible. El teléfono atendido y la agenda resuelven la mayor parte del problema. El secretariado por horas y la integración se añaden cuando hacen falta.

Preguntas frecuentes

¿Un despacho virtual sirve si tengo un local propio pero no recepcionista? Sí. El despacho virtual no depende de dónde trabaje usted. Muchos abogados con despacho físico utilizan el servicio precisamente porque no quieren contratar a una persona para atender el teléfono.

¿Varios abogados podemos compartir el servicio con un solo número? Sí. Se configura un protocolo común con la asignación por materias y una agenda por letrado. Cada uno recibe sus recados y sus citas por separado.

¿Las operadoras pueden citar para videollamada? Sí. Se indica en el protocolo qué franjas son para videollamada y qué plataforma utiliza el despacho, y la operadora envía al cliente el enlace y las instrucciones.

¿Qué pasa si quiero que determinadas llamadas me pasen directamente? Se define en el protocolo: por ejemplo, llamadas de juzgados o de determinados clientes se transfieren con aviso previo, y el resto se recogen como recado.