Abogado que empieza por su cuenta: recepción profesional desde el primer día

Empezar por su cuenta como abogado tiene una parte emocionante y otra muy práctica. La emocionante es firmar con su propio nombre. La práctica es descubrir que, además de llevar los asuntos, tiene que contestar el teléfono, dar citas, tomar recados y devolver llamadas, y que todo eso ocurre precisamente cuando está en sala, en una reunión o redactando un escrito que no admite interrupciones. Contratar una recepcionista desde el primer día no es realista para la mayoría. Dejar que el teléfono suene sin respuesta tampoco. Este artículo explica cómo un abogado que arranca solo puede tener una recepción profesional desde el primer día, qué cuesta y cómo se pone en marcha.

El problema del abogado que empieza solo

Cuando el despacho es una persona, cada llamada perdida tiene un coste doble. Por un lado, el posible cliente que no obtiene respuesta llama al siguiente despacho de la lista y no vuelve. Por otro, la llamada que sí atiende le interrumpe en el peor momento: en mitad de una vista, mientras habla con un cliente o cuando por fin ha conseguido concentrarse en un recurso.

Algunos intentan resolverlo con el móvil personal. Funciona unas semanas, hasta que descubren que están atendiendo consultas a las diez de la noche, que los clientes tienen su número privado para siempre y que descolgar con un «¿sí?» desde el coche no transmite la imagen que querían dar. Otros recurren al buzón de voz, que en la práctica equivale a no contestar: muy pocas personas dejan mensaje, y menos aún cuando buscan un abogado con cierta urgencia.

Qué significa tener recepción profesional sin tener recepcionista

Un servicio de oficina virtual para abogados hace, a distancia, lo que haría una recepcionista en la entrada del despacho. En concreto:

Un número propio del despacho

Usted dispone de un número de teléfono profesional, distinto de su móvil personal, que puede poner en su web, en su tarjeta, en su firma de correo y en los directorios profesionales. Ese número lo atienden operadoras humanas de lunes a viernes de 09:00 a 20:00. Fuera de ese horario, la atención automatizada recoge el recado para que nada se pierda. Su móvil sigue siendo suyo.

Saludo con su nombre

Quien llama no oye a un call center: oye el nombre de su despacho. La operadora responde «Despacho de [su nombre], buenos días» y atiende como si estuviera sentada en su recepción. Identifica quién llama (un posible cliente, un cliente actual, un juzgado, un procurador, un comercial) y aplica el protocolo que usted haya definido.

Agenda y recados

Si llama alguien que quiere una primera consulta, la operadora le da hora en las franjas que usted haya habilitado y le indica qué documentación traer. Si llama un cliente para preguntar por su asunto, toma nota y usted devuelve la llamada cuando pueda. Si llama un juzgado o un procurador, anota el procedimiento, la fecha, la hora y la sala. Cada recado le llega al instante por e-mail o WhatsApp, y al final del día tiene un informe de todas las llamadas en su panel de cliente.

Resolver lo que usted autorice

Hay consultas que no requieren su intervención: el horario, cómo llegar a la reunión, qué documentos aportar, si se cobra la primera consulta y, si usted lo decide, unos honorarios orientativos. Todo eso lo resuelve la operadora según el protocolo. Lo que no esté en el protocolo, se transfiere a usted con aviso previo o se recoge como recado. Nunca se improvisa.

La imagen de un despacho consolidado

Hay un efecto que los abogados que empiezan suelen infravalorar. Cuando un posible cliente llama y le atiende una persona con el nombre del despacho, que le da hora con naturalidad y le explica qué debe traer, la impresión es la de un despacho establecido, con estructura. No importa que detrás haya un solo letrado trabajando desde casa o desde un espacio compartido. Esa primera impresión pesa en la decisión de contratar, sobre todo en materias donde el cliente compara varios despachos antes de decidirse.

A la inversa, un teléfono que no contesta, un buzón de voz o un «llámeme más tarde» desde el pasillo de un juzgado transmiten justo lo contrario, por muy buen abogado que sea quien está al otro lado.

Qué cuesta

El plan Profesional, pensado para un despacho que empieza, cuesta 89 € al mes e incluye 50 llamadas atendidas. Si un mes recibe más, cada llamada adicional se factura a 1,10 €. Hay una cuota de alta única de 120 € y no hay permanencia: si en algún momento deja de necesitarlo, se da de baja sin penalización. Los precios no incluyen IVA.

Para hacerse una idea: 50 llamadas al mes son dos o tres al día. Si una sola de esas llamadas se convierte en un cliente que de otro modo habría llamado a otro despacho, el servicio está pagado con creces. Puede calcular su caso concreto en la calculadora de precios.

Si más adelante necesita atención en catalán o en inglés, o ayuda administrativa por horas para preparar documentación, existen planes superiores y servicios opcionales que puede añadir cuando el despacho crezca, sin cambiar de número ni de protocolo.

Cómo se activa en 24 horas

La puesta en marcha es sencilla y no requiere instalar nada:

1. Contacto inicial. Nos cuenta qué materias lleva, en qué horario recibe y cómo quiere que se atienda cada tipo de llamada.
2. Protocolo de atención. Redactamos con usted el guion: cómo se contesta, qué se resuelve, qué se transfiere, qué datos se recogen y por qué canal quiere los recados.
3. Documentación. Firma del contrato de servicio y del contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD. Los operadores que le atienden están sujetos a compromiso de confidencialidad y secreto profesional.
4. Número y desvío. Le asignamos su número profesional o configuramos el desvío desde el que ya tenga.
5. Servicio activo. En 24 horas desde la contratación, su teléfono está atendido.

Puede consultar el proceso completo en la página de activación del servicio.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mantener mi número actual? Sí. Puede desviar su número actual al servicio o utilizar un número nuevo exclusivo para el despacho. Muchos abogados que empiezan prefieren un número nuevo para separar definitivamente lo personal de lo profesional.

¿Qué pasa si un mes tengo muy pocas llamadas? La cuota del plan Profesional es fija e incluye hasta 50 llamadas. Si recibe menos, paga la cuota; si recibe más, se facturan las adicionales a 1,10 €. No hay permanencia, así que puede ajustar o dar de baja el servicio cuando lo necesite.

¿Las operadoras saben de derecho? Están formadas en terminología jurídica y en el funcionamiento de un despacho: distinguen una vista de una comparecencia, saben qué es un procurador y entienden qué información no debe darse por teléfono. No asesoran ni opinan sobre los asuntos; eso le corresponde a usted.

¿Puedo cambiar el protocolo más adelante? Sí. El protocolo se revisa cuando usted lo necesite: si cambia de horario, añade una materia o quiere que se atienda de otra forma a determinados interlocutores, se actualiza sin coste.