Dar una cita parece una tarea de dos minutos. Multiplíquela por veinte al día, añada los cambios, las anulaciones, las confirmaciones del día anterior y los huecos que hay que recolocar, y tendrá media jornada de trabajo que no factura. El servicio de gestión de agenda de TRAMITEL se ocupa de todo eso en su propio calendario: usted abre la agenda y la ve llena y confirmada. En este artículo explicamos cómo funciona, con qué herramientas, qué reglas se aplican y cuánto cuesta.
Qué incluye la gestión de agenda
- Dar citas: cuando un cliente o paciente llama, la operadora busca hueco según sus reglas y agenda la cita con nombre, teléfono y motivo.
- Cambiar y anular: y recolocar el hueco libre con la lista de espera o con el siguiente que llame.
- Confirmar: llamada, SMS o WhatsApp el día anterior; las que no confirman se recolocan.
- Recordar: revisiones periódicas, renovaciones, seguimientos: llamamos nosotros para que vuelvan.
- Informar: cada cita que se da, cambia o anula queda en su agenda y, si lo desea, le llega un aviso.
Con qué herramientas trabajamos
Con la suya. Google Calendar, Outlook o Microsoft 365, software clínico, programas de gestión de talleres, despachos o centros de estética, o cualquier agenda online con acceso de usuario. Si no tiene ninguna, le proponemos una agenda online compartida sin coste adicional. No tiene que cambiar de herramienta ni duplicar nada: la operadora trabaja sobre la misma agenda que ve usted en el móvil.
Las reglas de su agenda
Antes de empezar definimos con usted un protocolo de agenda con las respuestas a estas preguntas:
- Qué tipos de cita existen y cuánto dura cada uno (primera visita, revisión, tratamiento, reunión, visita técnica).
- Qué profesionales o recursos tienen agenda y en qué horarios.
- Qué huecos se reservan (urgencias, pausas, trabajo interno) y nunca se dan.
- Qué información se pide al dar la cita y qué se le indica al cliente (preparación, documentación, dirección, forma de pago).
- Cómo se confirma y qué se hace con una cita no confirmada.
- Cómo se tratan las urgencias y las excepciones.
El protocolo se revisa cuando cambia algo: un profesional nuevo, un horario de verano, un servicio que se deja de dar.
Cómo se combina con la atención telefónica
La gestión de agenda es un complemento del servicio de atención telefónica: la misma operadora que atiende la llamada con el nombre de su empresa es la que da la cita. El cliente llama, habla con una persona y cuelga con su cita. No hay «le llamaremos para confirmar» ni «mire la web».
Para quien prefiere que sus clientes reserven solos, la agenda online se puede abrir en su web; la operadora gestiona entonces lo que la reserva automática no resuelve: cambios, dudas, anulaciones y confirmaciones.
Para quién
Clínicas y consultas (dentistas, fisioterapia, psicología, estética, veterinarias), despachos profesionales, talleres y servicios técnicos con visitas a domicilio, centros de formación, peluquerías y centros de bienestar, comerciales que concertan visitas. En general, cualquier negocio donde el tiempo se vende por citas y un hueco vacío es dinero perdido.
Qué resultados ver
- Agenda llena: cada llamada de un cliente nuevo termina en cita.
- Menos ausencias: confirmar el día anterior reduce las faltas de forma notable y los huecos se recolocan.
- Más tiempo: la recepción (o usted) deja de pasar la mañana al teléfono con la agenda abierta.
- Mejor experiencia: el cliente habla con una persona que resuelve a la primera.
Cuánto cuesta
La gestión de agenda son 25 €/mes añadidos a cualquier plan de atención telefónica de TRAMITEL (desde 89 €/mes con 50 llamadas). Las llamadas salientes de confirmación y recordatorio se facturan por horas a 25 €/hora o se incluyen en un presupuesto a medida para volúmenes altos. Cuota de alta única de 120 €. Sin IVA y sin permanencia. Calcule su cuota en Calcular cuota.
Preguntas frecuentes
¿Pueden ver toda mi agenda? Solo la que usted comparte, con un usuario limitado. Las citas personales pueden quedar fuera.
¿Qué pasa si dos personas intentan dar la misma hora? Trabajamos en tiempo real sobre la misma agenda; el hueco se bloquea al agendarlo.
¿Cuánto se tarda en empezar? Normalmente 24 horas desde que tenemos el protocolo y el acceso a la agenda. Vea Activación del servicio.
TRAMITEL, atención telefónica y gestión de agenda con operadores humanos desde 1996. Planes desde 89 €/mes, agenda 25 €/mes, sin permanencia, servicio activo en 24 horas.
Llámenos al 933 637 050, escríbanos a info@tramitel.net o solicite información y le llamamos nosotros.
