Oficina virtual y back office administrativo: qué es y qué ventajas tiene

Una oficina virtual es un servicio que le da la infraestructura de una oficina (recepción telefónica, agenda, secretariado, gestión administrativa y, si lo necesita, una dirección comercial) sin alquilar un local ni contratar personal. Usted trabaja donde quiera: en casa, en la obra, en la consulta o visitando clientes. En este artículo explicamos qué incluye, para quién tiene sentido y en qué se diferencia de un centro de negocios o de un simple domicilio fiscal.

Qué es exactamente una oficina virtual

Es un conjunto de servicios administrativos externalizados que funcionan como si tuviera una oficina física con personal propio, pero pagando solo por lo que usa. Cuando un cliente llama a su empresa, una operadora responde con su nombre comercial; cuando hay que dar una cita, alguien la da; cuando hay que enviar un presupuesto o reclamar una factura, alguien lo hace. Todo desde una plataforma externa y bajo el protocolo que usted define.

No confunda la oficina virtual con un servicio de domiciliación: una dirección donde recibir correo no contesta el teléfono ni gestiona su agenda. Tampoco es un espacio de coworking: no hay un sitio al que ir, porque no lo necesita.

Qué servicios incluye

• Atención telefónica en nombre de su empresa: número exclusivo, saludo personalizado, filtrado de llamadas, transferencia y recados por e-mail, SMS o WhatsApp.
• Gestión de agenda: dar, cambiar y confirmar citas en su calendario o en su software de gestión.
• Secretariado administrativo: correspondencia, correo electrónico, presupuestos, facturas, seguimiento de cobros, atención a proveedores.
• Back office: tareas repetitivas que consumen su tiempo y no exigen su presencia: introducción de datos, archivo, confirmaciones, encuestas, recordatorios.
• Departamento comercial externo: recepción de pedidos, información de productos, seguimiento de presupuestos enviados.
• Soporte a sedes delegadas: una empresa que abre delegación en otra ciudad tiene atención local sin contratar en esa ciudad.

Cada cliente contrata lo que necesita. Lo más habitual es empezar por la atención telefónica y añadir agenda o secretariado cuando ve cómo funciona. Vea los detalles en Servicios.

Para quién tiene sentido

Autónomos y profesionales que trabajan fuera

Arquitectos, aparejadores, técnicos, comerciales, formadores. Su trabajo está en la calle y no en una mesa, pero sus clientes necesitan que alguien les atienda a las diez de la mañana.

Empresas que empiezan

Una empresa nueva necesita parecer una empresa desde el primer día: un teléfono atendido con su nombre, una persona que da citas y envía presupuestos. Montar eso con personal propio cuesta más que la facturación de los primeros meses.

Empresas que quieren crecer sin estructura

Abrir una delegación, lanzar un producto o atender a más clientes sin contratar: la oficina virtual escala con las llamadas y las horas, no con contratos.

Quien trabaja desde casa

Separar el teléfono profesional del personal, tener a alguien que atiende cuando está con la familia y no dar nunca la imagen de «estoy en casa».

Qué ventajas tiene frente a una oficina física

• Coste: un local, su mantenimiento y una persona de recepción suponen varios miles de euros al mes. Un servicio de oficina virtual de TRAMITEL parte de 89 €/mes.
• Flexibilidad: se contrata y se amplía mes a mes, sin permanencia.
• Continuidad: no hay bajas ni vacaciones: cuando su operadora no está, otra formada en su protocolo atiende igual.
• Imagen: su empresa parece más grande y más organizada de lo que es, sin mentir a nadie: las personas que atienden son reales y conocen su actividad.
• Tiempo: cada llamada o tarea que no hace usted es tiempo para producir o para vivir.

Cómo se pone en marcha

1. Hablamos con usted y entendemos su actividad, sus horarios y sus prioridades.
2. Diseñamos el protocolo: qué se contesta, qué se transfiere, qué se agenda, qué información se puede dar.
3. Le asignamos un número exclusivo y grabamos el saludo.
4. Probamos el desvío desde su teléfono y arrancamos. Normalmente en 24 horas.

Los pasos, uno a uno, en Activación del servicio.

Cuánto cuesta

Atención telefónica desde 89 €/mes con 50 llamadas incluidas; gestión de agenda 25 €/mes; secretariado y back office a 25 €/hora; cuota de alta única de 120 €. Precios sin IVA y sin permanencia. Calcule la suya en Calcular cuota.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar la oficina virtual solo unas horas al mes? Sí. El secretariado y el back office se facturan por horas; la atención telefónica, por llamadas.

¿Trabajan con mi software? Trabajamos con su agenda (Google Calendar, Outlook, software clínico o de gestión) y con las herramientas que nos indique.

¿Atienden en catalán e inglés? Sí, en español, catalán e inglés.