Atención telefónica externalizada: qué es, cómo funciona y qué incluye

Su teléfono suena mientras está en una visita, en consulta o en una reunión. Si nadie contesta, ocho de cada diez personas no dejan mensaje: cuelgan y llaman al siguiente de la lista. La atención telefónica externalizada existe para que eso no ocurra. En este artículo explicamos qué es exactamente, cómo funciona el desvío de llamadas, qué incluye el servicio y cómo saber si le conviene.

Qué es la atención telefónica externalizada

Es un servicio por el que un equipo de operadores formados atiende las llamadas de su empresa en su nombre, siguiendo el protocolo que usted define. Quien llama escucha el nombre de su empresa, recibe la información que usted ha autorizado y, si hace falta, la llamada se le transfiere o se le envía el recado al instante.

No es un contestador, no es un menú de opciones y no es un call center masivo que atiende a cientos de empresas con un guion rígido. En TRAMITEL cada cliente tiene su propio protocolo, su propio saludo y operadores que conocen su actividad.

Cómo funciona el desvío de llamadas

No hay que cambiar de número ni de operador de telefonía. Le asignamos un número exclusivo que atendemos en nombre de su empresa. A partir de ahí usted elige cómo nos llegan las llamadas:

• Desvío total: todas las llamadas a su número se atienden en nuestra plataforma.
• Si está ocupado: solo cuando ya está hablando por teléfono.
• Si no contesta: la llamada salta a nosotros tras varios tonos.
• Por desbordamiento: la suma de los dos casos anteriores, ideal para despachos y clínicas con picos de llamadas.
• Por horario: a mediodía, por las tardes, en vacaciones o siempre que usted programe.

El desvío se activa y se desactiva desde su propio teléfono en segundos. Y si prefiere no desviar nada, puede publicar directamente el número que le asignamos.

Qué hace la operadora cuando atiende una llamada

Depende del protocolo que diseñamos juntos antes de arrancar. Lo habitual es:

1. Responder con el nombre de su empresa y el saludo acordado.
2. Identificar quién llama y qué necesita.
3. Resolver lo que pueda resolverse: horarios, dirección, información comercial básica, estado de un trámite.
4. Transferirle la llamada con interconsulta (le avisamos de quién es antes de pasarla) o tomar nota.
5. Enviarle el recado al momento por e-mail, SMS o WhatsApp: nombre, teléfono y motivo.

Si contrata la gestión de agenda, la operadora también da, cambia y confirma citas directamente en su calendario o en su software clínico.

Qué incluye el servicio de TRAMITEL

• Atención personalizada con el nombre de su empresa, en horario comercial de lunes a viernes.
• Número propio y exclusivo con buzón de voz personalizado para las llamadas fuera de horario.
• Reporte inmediato de cada llamada.
• Filtrado de llamadas comerciales y publicitarias que no le aportan nada.
• Atención en español, catalán e inglés.
• Estudio previo y guiones para el tratamiento de sus llamadas.
• Opcionales: gestión de agenda, secretariado y back office por horas, y cobertura fuera de horario con un agente de voz con inteligencia artificial.

Puede ver el detalle de cada servicio en nuestra página de servicios.

Cuánto cuesta

Los planes de TRAMITEL empiezan en 89 €/mes con 50 llamadas incluidas, con una cuota de alta única que cubre el diseño del protocolo, el número propio, la grabación del saludo y las pruebas de desvío. No hay permanencia: se factura mes a mes y puede darse de baja cuando quiera. Compare con lo que cuesta una persona en recepción (sueldo, Seguridad Social, bajas y vacaciones) y, sobre todo, con lo que cuesta cada llamada que hoy no atiende. Puede hacer el cálculo en Calcular cuota.

A quién le conviene

• Clínicas y consultas: el teléfono suena mientras se atiende a un paciente. Con MEDI-OFFICE, nuestra división médica, las operadoras gestionan citas y recordatorios con protocolo sanitario.
• Despachos de abogados y gestorías: primera atención profesional, filtrado y agenda, con la discreción que exige el sector (LEGAL-OFFICE).
• Autónomos y técnicos: fontaneros, electricistas, instaladores o asesores que no pueden contestar en mitad de un trabajo.
• Pymes: un departamento de atención al cliente sin contratar personal ni infraestructura.

Cómo empezar en 24 horas

Hablamos con usted, diseñamos el protocolo, grabamos el saludo, probamos el desvío y arrancamos. Normalmente el servicio está operativo en 24 horas desde que recibimos sus directrices. Vea los pasos en Activación del servicio.

Preguntas frecuentes

¿Son personas o una inteligencia artificial? Personas. Si lo desea, fuera de horario puede añadir un agente de voz con IA para que ninguna llamada quede sin respuesta.

¿Pueden atender en catalán? Sí, en español, catalán e inglés.

¿Qué pasa si recibo más llamadas de las incluidas? Se facturan a un precio por llamada reducido, o puede cambiar de plan al mes siguiente.