Un paciente nuevo suele llamar a dos o tres clínicas. Se queda con la que contesta antes, le escucha y le agenda una cita clara. La concertación de citas es, en la práctica, la primera consulta: así se hace bien.
1. Contestar rápido
Si el teléfono suena más de cuatro o cinco veces, muchos pacientes cuelgan y prueban el siguiente número. El desvío por desbordamiento hace que siempre haya alguien al otro lado.
2. Escuchar el motivo
«Tengo un dolor en la rodilla desde hace semanas» no es lo mismo que «quiero una revisión». Unas pocas preguntas del protocolo permiten elegir el profesional, la duración de la visita y la prioridad.
3. Resolver dudas sin dar información clínica
El paciente quiere saber si atienden su mutua, cuánto cuesta la primera visita, si hay aparcamiento y qué tiene que traer. Son respuestas sencillas que dan confianza. Lo clínico se reserva para el profesional.
4. Proponer, no preguntar
«¿Cuándo le va bien?» abre una conversación larga. «Tengo el martes a las 17:00 o el jueves a las 10:30» cierra la cita en segundos.
5. Confirmar por escrito
Un mensaje con el día, la hora, el profesional, la dirección y las indicaciones. Y un recordatorio el día antes. Así la cita no se pierde.
6. Avisar a la clínica
El profesional recibe el recado con el motivo, para llegar a la primera visita con contexto.
Servicio parcial o integral
Puede encargarnos solo las mañanas, las tardes, el mediodía o todo el día. En MEDI-OFFICE la concertación de citas se hace en su agenda o en CLINIMED, siempre con su protocolo y con el nombre de su clínica.
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